Gestão financeira de uma empresa de receita recorrente: por onde começar?

Stefano Frontini

Stefano Frontini

CFO da a55

Crescimento Exponencial

Uma boa gestão financeira é a base para o sucesso de sua empresa. Ou seja, não adianta ter os melhores funcionários, investir nas melhores soluções tecnológicas ou criar campanhas de marketing incríveis se você não dá a devida atenção para sua gestão financeira.

Afinal, quando não há conhecimento sobre o controle de sua gestão financeira, seja para avaliar as variações de seu fluxo de caixa ou para acompanhar seus índices financeiros, o negócio corre o risco de encerrar suas atividades bem antes do esperado.

Em particular, existe um modelo econômico que ganhou o mercado e facilita a gestão financeira dessas empresas: o modelo de receita previsível, hoje amplamente divulgado e idealizado por novos moguls, como Aaron Ross, autor do livro Receita Previsível, existindo também sua própria universidade.

Empresas com um modelo de receita recorrente ou previsível — como os clubes de assinaturas, empresas de softwares como serviço (SaaS, da sigla em inglês) — precisam entender as práticas de gestão financeira que podem promover o crescimento de maneira rápida, saudável e segura.

Afinal, empresas que adotaram um modelo de receita recorrente são propícias a apresentarem um modelo de receita previsível com períodos de faturamento constantes, o que é positivo para a realização de uma boa gestão financeira. Porém, se isso for feita da maneira correta — e não for melhorado de forma contínua —, a empresa pode perder chances de escalar e crescer cada vez mais. Quer entender melhor o assunto? Acompanhe!

O que é gestão financeira?

A gestão financeira corresponde a um conjunto de ações e procedimentos administrativos ligados às análises de entradas e saídas de caixa. Isso, por sua vez, envolve um planejamento e controle diário para manter sua empresa crescendo. Desse modo, procedimentos e medidas bem geridas potencializam a lucratividade de um negócio.

Em outras palavras, a gestão financeira envolve, na prática, um planejamento estratégico, a organização de resultados financeiros, o direcionamento e controle das finanças de empresas para alcançar melhores resultados e manter o negócio com saúde financeira que acompanhe o crescimento.

Para saber se você faz um bom controle das finanças da empresa, é importante fazer as seguintes perguntas:

  • as suas receitas são suficientes para cobrir suas despesas?;
  • qual sua margem bruta?;
  • você sabe qual é o CAC de sua empresa?;
  • qual é o retorno financeiro esperado para cada um de seus clientes?;
  • você sabe sua liquidez para os próximos meses? Seu índice de queima de caixa?;
  • qual seu índice de pagamento de juros?;
  • sua empresa está muito alavancada?

Se você não conseguir responder a essas perguntas básicas, é sinal de que a sua gestão financeira não está sendo realizada da maneira correta.

Qual a importância da gestão financeira para uma empresa com modelo de receita previsível?

A gestão financeira é muito importante dentro de empresas com receita recorrente e requer um domínio de certos conceitos financeiros particulares à economia da recorrência para quem monetiza sua solução com o modelo de receita recorrente.

Por meio da gestão financeira, é possível ter dados reais sobre o negócio que viabilizam e embasam as tomadas de decisão. Com esse auxílio, fica mais difícil fazer escolhas que não são boas para o negócio. Afinal, qualquer deslize pode significar grandes prejuízos.

Isso quer dizer que, sem uma gestão financeira adequada, será difícil planejar suas ações para atingir objetivos em curto e longo prazo. Portanto, o planejamento estratégico de suas entradas e saídas financeiras é parte de sua gestão financeira e deve ser bem elaborado para servir como norte para suas tomadas de decisões.

Depois de entender a importância da gestão financeira para uma empresa de receita previsível, você precisa saber quais ações devem ser colocadas em prática para iniciar sua gestão. Acompanhe!

Como fazer gestão financeira da empresa da forma correta?

A situação financeira de uma empresa é um assunto complexo e sério, por isso, é preciso contar com uma equipe de confiança para ajudar a administrar esse setor. Quanto mais sua empresa cresce, mais você fatura e mais gastos você tem para controlar. Assim, uma empresa de receita recorrente precisa centralizar essas informações para avaliar o impacto de cada uma delas. Acompanhe, abaixo, tópicos que devem ser levados em consideração.

Entradas de caixa, controle de receitas

Não deixe de dar uma atenção especial à sua fonte de receitas. Para aumentar seu faturamento, você dependerá de uma excelente equipe de vendas, de um produto aceitável pelo mercado e clientes dispostos a pagar pelo seu produto/serviço. Saiba quanto você fatura com cada cliente, e, principalmente, em que periodicidade. Além disso, busque saber quais clientes está deixando de ter ao longo do tempo.

Quando o assunto é periodicidade, o termo mais importante sobre a linha de receitas de empresas SaaS é o Monthly Recurring Revenue ou “MRR”. Trata-se de uma métrica que mensura a receita recorrente ou contínua de seus clientes.

Essa métrica proporciona previsibilidade, e isso permite planejar e mensurar o crescimento de seu negócio. Por exemplo, com a clareza de seu MRR, você pode contar muito mais com a entrada de caixa para modelar seus objetivos.

Um exemplo de negócio muito ligado ao MRR são as assinaturas mensais, trimestrais, semestrais ou anuais, que trazem esta previsibilidade por sua recorrência, possibilitando tratar os dados de maneira consistente e mais segura.

Saídas de caixa, controle de custos e despesas

Para entender este tópico, primeiro, separe seus custos de despesas. Os custos estão ligados diretamente aos seus gastos com sua operação/produto/serviço e as despesas ligadas a administração de sua empresa, com pessoas, time de vendas e infraestrutura.

Afinal, mais fácil que gerar receitas, é cortar custos e despesas — esse último depende apenas de você e de mais ninguém. Saiba quanto você gasta com cada divisão de sua empresa, e, se possível, divida seus gastos por centro de custos, pois assim fica mais fácil acompanhar e controlar valores inesperados que fujam de um planejamento pré-definido.

Despesas ou investimento?

Quando o assunto é software ou tecnologia, muitos gestores ficam receosos por acharem que é mais um gasto alto para empresa, mas é o contrário. Alto crescimento é sinônimo de investimento, queima de caixa para acelerar, principalmente quando nos referimos a uma empresa de tecnologia SaaS. Isso porque quando você investe nesse tipo de ferramenta existe a possibilidade de reduzir custos com mão de obra e reduzir as chances a erros.

Havendo um controle desses dados é possível um desenvolvimento saudável de qualquer empresa. Dessa forma, é possível trabalhar com mais segurança e usar seus recursos de maneira mais inteligente e eficaz.

Controle de caixa

Após visualizar controles de receita e despesas, acompanhe seu controle de caixa na sua conta pj. Sem ele, é impossível identificar sua queima de caixa mensal média ou fazer projeções sobre quantos meses sua empresa ainda tem de vida mantendo seu crescimento atual.

Centralização da comunicação

No quesito gestão financeira, é normal se deparar com situações complexas devido às falhas de comunicação entre as áreas. Esse problema se dá porque as informações não são centralizadas, o que faz com que os responsáveis de cada departamento tomem decisões que não estão alinhadas com os objetivos da empresa.

Essa centralização de informações facilita a sua gestão e, ainda, otimiza a produtividade da equipe, a qual consegue realizar as atividades de maneira mais rápida e eficaz. Além disso, a sua tomada de decisão passa a ser mais acertada, pois você terá acesso aos dados necessários para definir o destino dos seus recursos sem comprometer o fluxo de caixa do negócio.

Cultura Data Driven — dados em tempo real

As empresas de receita recorrente experimentam diferentes formas de usar sistemas de gestão e análise de dados e isso beneficia não só os consumidores, mas também seus próprios modelos de negócio. Isso se dá porque há novas formas de agregar serviços e é preciso ter fatores diferenciados de valor para atender às necessidades de mercado.

Essas companhias focam mais na demanda e usam a inovação tecnológica para criar redes e novas funcionalidades para expandir os negócios. Com esse movimento, a base de usuários é fortalecida. Consequentemente, as transações comerciais aumentam e são mais diversas. Novas experiências são testadas — e impactam suas finanças.

Por exemplo, a criação de um modelo responsivo para uso em dispositivos móveis pode ter uma pequena repercussão, mas a elaboração de uma tática orgânica para aumentar o tráfego online é capaz de gerar modificações no nível estratégico.

O que isso significa? Que é necessário ter formas específicas de rastrear atividades para definir as ações a serem executadas e quando elas são relevantes. Além disso, o monitoramento é essencial para implementar uma cultura data driven, que forneça informações precisas aos acionistas e reduz os riscos das operações.

Nesse cenário, usar planilhas não é recomendado. Isso porque as empresas SaaS de receita recorrente requerem métricas e dados atualizados em tempo real, além dos seguintes fatores:

  • solução de gerenciamento de assinaturas, para otimizar a captura dos dados e escalá-las para fornecer suporte às operações financeiras;
  • acesso rápido a informações financeiras de qualidade, a fim de tomar decisões inteligentes, manter uma gestão de caixa saudável e gerenciar sua empresa de maneira sustentável;
  • entendimento dos principais indicadores financeiros e análise cohorts e do motivo pelo qual devem ser coletados.

Por todo esse contexto, fica claro que o CEO tem um papel fundamental para acompanhar o crescimento do negócio. É preciso reservar um tempo para a pesquisa de processos e revisar a gestão financeira para identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Nesse processo, você pode descobrir que a equipe lida com diferentes ferramentas desconectadas, que exigem esforço manual e gasto de tempo para manter as operações em funcionamento.

Indicadores financeiros e métricas cohorts

O primeiro passo é conhecer alguns dos principais indicadores financeiros considerados quando uma empresa de tecnologia SaaS opta por captar recursos para escalar e as métricas cohorts que ajudarão a controlar seu negócio e analisá-los de forma clara para um gerenciamento financeiro com excelência. Saiba alguns deles abaixo!

Queima de caixa

O primeiro indicador financeiro é a queima de caixa, responsável por dizer quantos meses sua empresa tem de vida. Calcula-se como a posição de caixa e equivalentes de caixa atual, ou seja, correspondente ao saldo final da somatória de todas as contas bancárias no último dia do mês, dividido pela média de entradas e saídas de caixa que correspondente à média mensal da diferença entre entradas e saídas de caixa nos últimos meses.

Lembre que entradas e saídas de caixa de mesma titularidade não devem ser consideradas. Assim, é possível entender o tempo de vida de sua empresa para se prevenir antecipadamente com alternativas de captação, liquidez, sem deixar que sua empresa fique apertada de caixa (o que muitas vezes pode exigir um plano urgente de captação que saia caro e prejudique seu controle na empresa).

Índice de pagamento de juros

Para empresas que levantam recursos através de dívida, tema abordado mais à frente, faz-se importante controlar o índice de pagamento de juros, calculado pela soma dos pagamentos de juros correntes dos financiamentos mensais, dividido pelo total da receita bruta mensal.

Índice de endividamento

O índice de endividamento, calculado pela dívida onerosa total, somatório dos empréstimos e financiamentos de curto e longo prazo e mútuos com incidência de juros, pelo total da receita bruta mensal para saber o quanto sua empresa está alavancada e evitar um desequilíbrio que também prejudique sua empresa. Recomenda-se não se alavancar mais que 7x seu MRR.

As métricas cohorts são imprescindíveis para acompanhar e analisar as decisões estratégicas que impactam diretamente no crescimento de uma empresa de tecnologia SaaS. Ajudam a indicar a possibilidade de evasão de clientes e testar a efetividade de investimentos em campanhas de marketing e vendas.

Assim, identifica o que potencializou a receita de forma consistente, sem acreditar em “achismos”. Desse modo, você deixa que dizer que determinada campanha foi bem-sucedida sem ter dados que suportem a afirmação. Para perceber como isso acontece, basta perguntar à equipe de marketing, por exemplo, como foi o resultado da última campanha executada. Em seguida, faça um relatório de análise de cohorts e veja a diferença de percepção.

Quais são os erros comuns na gestão financeira de uma empresa de tecnologia SaaS e como evitá-los?

Erros e falhas são comuns em qualquer negócio. No entanto, é preciso estar atento para evitá-los ao máximo, caso contrário, o seu caixa pode ficar comprometido e as finanças ficarem no vermelho. Abaixo, mostramos o que você não deve fazer na gestão financeira de uma empresa de tecnologia SaaS.

Deixar de ajustar os contratos recorrentes

Para que uma empresa tenha sucesso, ela precisa ter como objetivo fidelizar e manter o cliente pelo maior tempo possível. No entanto, de nada adianta manter um contrato desatualizado e consumido pela inflação, concorda?

Ter receio de realizar reajustes em seus contratos é algo muito normal, afinal, surgem muitas dúvidas sobre as melhores práticas, qual índice utilizar, o que deve ser considerado e como lidar com as eventuais objeções dos clientes começam a surgir. Nesse momento, é preciso colocar em prática as seguintes dicas:

  • mantenha o preço por no mínimo um ano antes de alterar;
  • reveja os descontos e bonificações;
  • seja transparente e informe ao cliente qual será a taxa utilizada para fazer o reajuste;
  • proteja o seu negócio com um termo de serviço que avisa os clientes sobre os reajustes;
  • seja transparente na negociação;
  • evite cláusulas de impedimento de cessão em seus contratos;
  • utilize os índices do mercado.

Não se preocupar com upsell

É importante manter os clientes satisfeitos, porque eles ficam mais tempo na base e se comprometem com os produtos e serviços. Assim, ignorar a busca por upsell e upgrade é a mesma coisa que deixar o dinheiro de lado.

Não otimizar os processos

Processos burocráticos e que exigem muita atenção também são grandes oportunidades de fazer com que erros aconteçam. Isso porque isso faz com que o colaborador responsável pela tarefa fique sobrecarregado e, consequentemente, falhe em alguns momentos. No entanto, o problema maior é que esses deslizes podem significar prejuízo para o negócio, e é aí que mora o perigo.

A otimização de processos visa simplificar o trabalho de toda a equipe, possibilitando que ela realize suas atividades diárias com mais rapidez e com menos falhas. Tudo isso ajuda a melhorar a produtividade e garantir a satisfação do cliente final, que receberá um atendimento de qualidade. Nesse momento, o uso da tecnologia se faz indispensável, pois ela agiliza os processos, fazendo com que você e sua equipe tenham mais tempo para focar nas questões estratégicas do negócio.

Ter processos manuais

As atividades manuais deixam brechas para erros, o que gera ineficiências e gargalos. Se está pensando em crescer de forma rápida para escalar, qualquer processo que não seja padronizado e automatizado dificulta no momento de grande escala.

Por isso, analise se seus contratos e assinaturas estão padronizados, crie metas para eliminar planilhas de excel, desenvolva políticas padrões que possam ser entendidas por qualquer funcionário e, se ainda executá-los de forma manual, o ideal é alterar para um modelo automatizado e que seja através de um software adequado.

Deixar de avaliar métricas e indicadores

Conforme mencionamos, o acompanhamento dos resultados por métricas e indicadores financeiros é fundamental para assegurar que as estratégias definidas estejam sendo colocadas em prática da maneira correta.

Apesar disso, muitos gestores negligenciam essa questão e, devido a isso, tomam decisões equivocadas que prejudicam a empresa. Portanto, se o seu objetivo é crescer e ser rentável, você precisa avaliar seus indicadores, pois eles vão revelar pontos importantes, como o momento de cortar custos, sua eficiência sobre as vendas, o custo de aquisição e manutenção de clientes, taxa de churn, payback, burn rate.

Tomar decisões sem ter esses dados em mãos é um risco muito grande. Isso porque a viabilidade do seu negócio não está sendo analisada com dados reais e instantâneos. Por meio da avaliação das métricas, você consegue saber para onde a sua empresa está indo, quais números são aceitáveis comparando-se ao mercado e muitas outras informações importantes que contribuem para o seu sucesso.

Negligenciar essa questão é a mesma coisa que andar no escuro. De todas as decisões tomadas, em nenhum momento você terá a certeza de que elas foram adequadas ou não, facilitando, assim, o surgimento de problemas que colocam em risco a sobrevivência da companhia no mercado.

Ignorar metas financeiras

A falta de metas faz com que qualquer resultado sirva. Mais que isso, você deve mensurar as ações para saber se elas serão alcançadas, conforme o propósito. Por isso, crie metas de receita, de redução de custos e despesas, de aumentos de margem financeiras e melhorias em seus cohorts.

Feito isso, você conseguirá reduzir seus custos, otimizar o tempo da equipe, minimizar os erros e seguir as principais tendências do mercado. Depois da implementação das mudanças, você perceberá que os resultados serão recompensadores.

Agora que você já sabe como fazer a gestão financeira de uma empresa recorrente e entende todos os aspectos a serem considerados, é importante saber como escalar e entender que linhas de financiamento especializadas são uma excelente alternativa para aumentar as chances de crescimento escalável do seu negócio.

Quais são as alternativas de liquidez para escalar?

Uma aceleração saudável exige planos de liquidez. Mas como viabilizar essas alternativas de captação? Veja, a seguir, dicas para aumentar as chances de captar recursos e ter um crescimento em escala.

Escalabilidade é um assunto que desperta o interesse de muitos empreendedores. E um das principais maneiras de conseguir escalar é por meio do uso de capital intensivo para investir em todas as áreas de negócio de sua empresa. Nesse contexto, são duas as opções de captação:

  • capital dilutivo — o capital empreendido pela venda de ações de sua empresa ou,
  • capital de dívida — o capital empreendido pela captação de dívida com terceiros.

Frequentemente, empresas de receita recorrente captam exclusivamente de forma dilutiva via Equity. Essa alternativa limita bastante a flexibilidade do empreendedor, uma vez que em troca de capital é necessário vender parte de sua empresa. Com um novo sócio, será preciso adequar a governança e planos a serem seguidos podem gerar certo atrito.

Por outro lado, alguns empreendedores optam por não diluir suas ações em troca de capital e manter sua flexibilidade. Nesse cenário, diferente do que muita gente acredita, procuram a outra alternativa, a dívida. Mas não de uma maneira ruim!

A ideia é usar os recursos de terceiros na estrutura de capital da empresa SaaS e de receita recorrente para investir no CAC, fortalecer a base de clientes com novas assinaturas, financiar o desempenho de produtos e bombar sua máquina de vendas — o que aumenta diretamente sua recorrência. Portanto, não se trata de um endividamento, mas sim um investimento.

Como encarar a dívida como esta alternativa para crescimento para minha empresa?

Quando o assunto é linha de crédito, muitos gestores ficam com os cabelos em pé só de pensar em ter que recorrer a essa opção. Mas você sabia que ela pode solucionar muitos problemas na sua empresa? Uma das maiores objeções em relação a essa alternativa são as taxas de juros.

No entanto, é importante destacar que esse valor será simbólico perto do retorno que o seu negócio terá. Além disso, existem outras vantagens de recorrer a uma linha de crédito para a sua empresa, tais quais:

  • ajuda a alavancar as finanças da empresa — a linha de crédito impulsiona o negócio e consequentemente ajuda a garantir resultados mais rápidos;
  • é um recurso para investir na aquisição de novos clientes;

Como você pôde perceber, as linhas de crédito auxiliam o desenvolvimento do negócio, fortalecendo-o e mantendo-o competitivo no mercado. Vale lembrar que existem linhas de crédito que não exigem garantias reais, mas sim garantias baseadas em acordos comerciais recorrentes e fluxos de caixa futuros.

Uma excelente alternativa neste tipo de modalidade de empréstimos para empresas de tecnologia, são as linhas de financiamento MRR oferecidas pela fintech a55 para empresas com MRR superior a R$ 100 mil, onde é possível tomar um empréstimo de até sete vezes o MRR. Desse modo, é possível investir em recorrência e crescimento em escala.

E então, gostou de entender sobre a importância de gerenciar as finanças em uma empresa SaaS ou com receita recorrente? Assine nossa newsletter para ficar por dentro dos novos conteúdos.